نقش دفاتر اسناد رسمی برای خارجی‌ها در چین: یک تحلیل استراتژیک

در چشم‌انداز حقوقی چین، دفتر اسناد رسمی (公证处 - Gōngzhèngchù) نقشی بسیار حیاتی‌تر از دفتردار اسناد رسمی در بسیاری از کشورهای غربی ایفا می‌کند. در چین، گواهی محضری فقط به معنای گواهی امضا نیست؛ بلکه فرآیندی دقیق برای تأیید صحت، قانونی بودن و واقعی بودن اسناد و اقدامات است.

برای افراد و مشاغل خارجی، ثبت رسمی اسناد رسمی اغلب یک "دروازه" اجباری برای مراحل اداری، دعاوی و رویدادهای مهم زندگی است. در اینجا یک تحلیل دقیق برای hirelawfirm.cn  در مورد زمان و دلیل نیاز خارجی‌ها به این خدمات ارائه شده است.

طبق قانون ثبت اسناد رسمی جمهوری خلق چین ، گواهی دفتر اسناد رسمی به عنوان مدرک اولیه حقایقی که ادعا می‌کند، تلقی می‌شود. برای یک خارجی، این بدان معناست که بدون ثبت اسناد رسمی، اسناد خارجی یا اظهارات شخصی شما ممکن است از نظر مقامات چینی هیچ اعتبار قانونی نداشته باشند.

برای سرمایه‌گذاران و کارآفرینان خارجی، گواهی محضری، اساس هویت شرکتی است.

• تشکیل شرکت: برای ثبت یک WFOE (شرکت کاملاً خارجی)، «گواهی حسن شهرت» یا «اساسنامه شرکت» سرمایه‌گذار باید در کشور خودش تأیید شود و سپس اغلب توسط یک دفتر اسناد رسمی چینی مجدداً تأیید یا ترجمه شود.

• وکالتنامه (POA): اگر شما مدیرعاملی در خارج از کشور هستید که یک مدیر محلی در چین را برای امضای قراردادها یا افتتاح حساب‌های بانکی منصوب می‌کنید، آن وکالتنامه باید به صورت محضری تأیید شود تا قابل اجرا باشد.

• ثبت علامت تجاری و ثبت اختراع: انتقال یا صدور مجوز مالکیت معنوی (IP) بین یک نهاد خارجی و یک شرکت چینی معمولاً نیاز به یک توافق‌نامه محضری دارد که توسط CNIPA (اداره ملی مالکیت معنوی چین) به رسمیت شناخته شود.

امور مدنی فرامرزی جایی است که خدمات دفتر اسناد رسمی بیشتر توسط مهاجران مورد استفاده قرار می‌گیرد.

• ثبت ازدواج: برای ازدواج با یک شهروند چینی، یک خارجی باید گواهی عدم مانع (گواهی وضعیت مجردی) ارائه دهد . این سند باید محضری و تأیید شود تا ثابت کند که شما از نظر قانونی آزاد هستید که ازدواج کنید.

• ارث دارایی‌ها: اگر یک فرد خارجی فوت کند و دارایی‌هایی (املاک و مستغلات، حساب‌های بانکی) در چین به جا بگذارد، ورثه باید گواهی ارث را از دفتر اسناد رسمی دریافت کنند تا سند مالکیت منتقل شود. این فرآیند شامل تأیید خویشاوندی بین متوفی و ​​ورثه است.

• فرزندخواندگی: تمام اسناد فرزندخواندگی بین‌المللی باید تحت تأیید رسمی دقیق قرار گیرند تا هم با قوانین چین و هم با کنوانسیون فرزندخواندگی لاهه مطابقت داشته باشند.

فرآیند «ویزای Z» (ویزای کار) به شدت به تأیید دفتر اسناد رسمی وابسته است.

• بررسی مدرک تحصیلی و سوابق: برای اخذ مجوز کار اتباع خارجی، مدرک دانشگاهی و عدم سوء پیشینه شما باید محضری شود.

• تأیید ترجمه: مقامات چینی عموماً ترجمه‌های انجام شده توسط افراد را نمی‌پذیرند. یک دفتر اسناد رسمی عمومی باید گواهی ترجمه رسمی صادر کند که تأیید می‌کند نسخه چینی، ترجمه‌ای دقیق و وفادارانه از سند اصلی خارجی است.

در دادگاه‌های چین، «حفظ شواهد» ابزاری قدرتمند است.

• گواهی محضری صفحه وب/پیام: اگر قربانی سرقت IP یا افترا آنلاین هستید، صرفاً گرفتن یک اسکرین شات کافی نیست. یک سردفتر اسناد رسمی باید شاهد روند دسترسی به شواهد باشد تا اطمینان حاصل شود که دستکاری نشده است.

• ابلاغ اوراق قضایی: سردفتران اسناد رسمی می‌توانند شاهد تحویل اخطاریه‌های قانونی باشند تا اطمینان حاصل شود که یکی از طرفین بعداً نمی‌تواند ادعا کند که «هرگز سند را دریافت نکرده است».

از اواخر سال ۲۰۲۳، چین رسماً به کنوانسیون آپوستیل لاهه پیوست .

• چه چیزی تغییر کرده است: برای مدارکی که از سایر کشورهای عضو (مانند ایالات متحده، انگلستان یا آلمان) می‌آیند، دیگر نیازی به «تأیید کنسولی» در سفارت چین ندارید. یک مهر ساده آپوستیل از دولت کشور خودتان کافی است.

• توجه: با این حال، هنگامی که آن سند به چین می‌رسد، شما هنوز هم اغلب به یک دفتر اسناد رسمی محلی چینی برای ارائه ترجمه معتبر نیاز دارید.

ثبت اسناد رسمی در چین می‌تواند بوروکراتیک و زمان‌بر باشد. شرکت ما موارد زیر را ارائه می‌دهد:

وب‌سایت: www.hirelawfirm.com

پشتیبانی حقوقی حرفه‌ای برای انطباق با قوانین بین‌المللی در چین.